Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity

Even if you are motivated and hard-working, it can still be hard to get things done. This book with help.
This is a life-changing book. I am not in business but have to function in various domains: working scientist with 20-30 discrete, concurrent, collaborative projects at any given time; teacher; physician; mentor; member of various administrative committees; family man; and avid hobbyist with multiple pursuits. I don’t need to read more of the usual inspirational / motivational crap; I’m already highly motivated and willing to work hard, but just needed something to help me organize and get a handle on all the demands placed on me. I’d used calendars and to-do lists like most people but this was not enough.The central message of this book of getting one unified system in place for all projects / tasks in your life and getting things quickly off your mind and into the system is simple yet profound. There is an upfront cost on the order of days, especially if you have a lot on your plate, to get started with such a system. Once you do this, however, keeping it going really only involves a few minutes a day and about 30-60 minutes once a week during a step he calls the weekly review. The key elements that I found helpful: 1) Immediate processing of tasks as they come in (do it if quick, delegate it to others if appropriate, or put it in your system with the appropriate flags; 2) Contexts. it doesn’t make sense to look at a list of errands that can only be done on the computer when you are traveling without one or walking the dog. Having each task be assigned to a context (which can be a virtual or physical location) and being able to pull a context-specific list when you are in that context is incredibly helpful; and 3) Next actions. There is a distinction drawn between things that need to happen next (i.e. in the next week) and things that just need to happen at some point in the future. Everything gets tracked, but not everything needs to show up on your context-specific list; just the “next actions.”This helped me get my life in order and relieved a lot of stress. I no longer worry constantly about what I should be doing because I always know, in any specific context at home or at work, what tasks I have already decided need to happen. Since I also put everything into the system that I trust and know works, I also don’t miss things the way I used to.

A Good Read
A great read with some really practical suggestions.

Getting Things Done
Absolutely a great read! This book is full of practical strategies for staying organized and productive. A must-read for anyone looking to manage time and tasks more effectively.

Excellent read for every professional

ACTUALIZACION: 2021Al escribir esta review había empezado a aplicar algunos de los primeros consejos e ideas y noté una mejoría en la forma de gestionar el tiempo y acabar proyectos y tareas pendientes. Esto hizo que fuese dejando el libro y dedicarme a otras cosas, sin acabarlo completamente. Esto fue un error.El libro da todo su potencial cuando lo lees sin pausa. No significa que no vayas aplicando algunas de las ideas y pensando como ir aplicandolas a tu dia a dia, pero sí que no debes perder de vista el objetivo, que no es otro que aprender de forma consistente cómo mejorar la organización personal y profesional del tiempo y el trabajo.Lo anterior es importante tenerlo claro: hay que dedicarle esfuerzo a pensar sobre cómo aplicar las ideas del libro a tu vida y tu flujo de trabajo, proyectos, etc. No basta con leer el libro, sino que hay que dedicarle algo de esfuerzo en diseñar tu sistema de organización. Pero los beneficios son enormes, así que animo a hacerlo.En particular, aproveché una semana de vacaciones para dedicarme a leerlo a fondo desde el principio, tomando notas en lugar de intentar crear sobre la marcha un sistema de organización a medio hacer. Lo mejor es ir apuntando las ideas o formas de usar sus consejos y esperar a aplicarlo hasta acabar el libro, porque cuando ves el conjunto global, te das cuenta que no son ideas sueltas, sino que es un sistema de principios completo. Por tanto, cuando lo acabes tendrás una idea mucho mejor y más completa de cómo montar tu propio sistema de organización. Y que conste que lo reelerás más de una vez para revisar conceptos y adaptar el sistema a los cambios que ocurran al pasar el tiempo. De ahí que actualice esta review: voy a releerlo para reajustar y volver a ser igual de eficiente como cuando lo acabé la primera vez.————————————————————————————-Cuando compré el libro, sabía que tenía un problema con mi sistema de organización. Así que me puse a leerlo inmediatamente. Lo cierto es que tenía algunas dudas, porque había leído otros del mismo tema que no pasaban de expresar lo obvio y de sugerir sistemas que le funcionaban al autor, pero no se adaptaban a mí. Pero este libro sí es bueno.No es como los anteriores, una simple guía de recetas. Sino que desmenuza los fundamentos básicos e, incluso, la psicología que implica un buen sistema de organización. Además, explica en cada paso el motivo de cada proceso o cada sugerencia. Lo que me encanta del libro es que no ofrece un sistema dise;ado y definido, sino que por medio de ejemplos va hasta el principio general que quiere explicar y eso permite que uno pueda adaptar o modificar las ideas a su propia forma de trabajar y a su propio tiempo. Quizá esto haga que algunas partes se hagan más largas, pero es muy recomendable.Lo que más me impactó fue la parte psicológica. En el libro explica uno de los principales problemas que tiene la gente que fue buscando su ayuda y es dejar tareas o cosas en una lista de pendientes, sin pararse a determinar las acciones que han de realizar para finalizar esa tarea. Como ejemplo: la tarea “solucionar problema con factura luz” debería dividirse en realidad en varias, siendo la primera, probablemente “Localizar número de atención al cliente de la compania”, luego llamar (para algunas personas, eso requiere planificar la llamada en su agenda diaria), y de ahí, depende de la respuesta, se seguirán más pasos o no. Lo que comenta es que al compactar tantas tareas en un solo item, en realidad estamos obligandonos a dedicar mucho espacio mental a esa tarea y salvo que tengamos tiempo de sobra, probablemente se nos atasque un buen tiempo en la lista. De la otra forma, un dia damos por cerrada la tarea de localizar el numero. Otro, cerramos el de la llamada, otro el de enviar los datos que nos hayan pedido… Y el efecto psicologico de sentir que vamos resolviendo el problema es brutal. Porque ya no es el mismo item desde hace dias, sino que es el mismo asunto, pero con acciones mas concretas y simples.El libro esta lleno de ideas de este tipo que, una vez leídas, suenan muy obvias, pero es algo en que mucha gente (al menos yo) fallaba constantemente. Un libro imprescindible para cualquier persona con poco tiempo o que tiene problemas para gestionar su tiempo de forma eficiente.Como nota final diré que aún no he terminado el libro (llevo más de la mitad) porque es un proceso, no solo una lectura. Sin embargo, ya puedo confirmar que he mejorado la gestión de mis obligaciones y del tiempo en general, así que no puedo más que recomendarlo.